Cách tạo Bản tin Email Công ty trong 10 Bước Đơn giản

Bạn có nhận thấy rằng trong những năm gần đây, các thương hiệu đã bắt đầu hỏi địa chỉ email của bạn trước khi bạn đặt hàng bất cứ thứ gì không? Đôi khi, họ thậm chí sẽ khuyến khích người tiêu dùng bằng chương trình chiết khấu hoặc khách hàng thân thiết khi đăng ký.

Các công ty không chỉ muốn lấy địa chỉ email của bạn và gọi nó là một ngày — họ muốn thông tin này để họ có thể xây dựng mối quan hệ với bạn thông qua bản tin email.

Bản tin email là một cách tuyệt vời để duy trì liên lạc thường xuyên với khách hàng của bạn. Chúng cũng không tốn kém so với các hình thức khuyến mãi khác. Đặc biệt là khi bạn xem xét lợi tức đầu tư mà thư điện tử quảng cáo cung cấp. Thống kê được chấp nhận chung là cứ 1 đô la chi cho tiếp thị qua email, bạn kiếm được 38 đô la.

Trước tiên, hãy đi sâu vào một số vấn đề cơ bản, sau đó thảo luận về cách tạo bản tin email của công ty.

Bản tin Email là gì và tại sao bạn cần một bản tin?

Bản tin email là một loạt email, được gửi theo một lịch trình nhất quán, xung quanh trọng tâm chính, từ tin tức ngành đến cập nhật sản phẩm và mọi thứ ở giữa. Một số thương hiệu sử dụng bản tin để thông báo cho những người đăng ký email về doanh số bán hàng hoặc quan hệ đối tác, trong khi những thương hiệu khác tập trung vào nội dung và giáo dục hơn.

Bất kể bạn tập trung vào bản tin công ty của mình như thế nào, nó sẽ đóng vai trò là điểm tiếp xúc với khách hàng của bạn, một hình thức giao tiếp nhất quán giúp bạn luôn nhớ đến bạn và củng cố bản sắc thương hiệu của bạn.

Nhưng không phải tất cả chúng ta đều nhận được quá nhiều email sao? Khách hàng sẽ không khó chịu vì bản tin của bạn mỗi tuần? Không nếu nó cung cấp giá trị. Miễn là bản tin của bạn đáp ứng nhu cầu của người đăng ký, họ sẽ rất vui khi thấy nó trong hộp thư đến của họ.

Có hai thành phần chính của một bản tin tốt. Thành phần đầu tiên là thiết kế bản tinvà thứ hai là nội dung bản tin. Nếu bạn không chú ý đến một trong hai điều này, chiến dịch bản tin của bạn có thể sẽ thất bại.

thiết kế bản tin

Bản tin rất đơn giản để thiết kế. Lý tưởng nhất là bạn có thể tạo một thiết kế bản tin trong vòng năm phút. Tất cả những gì bạn cần là một trình soạn thảo tốt và mẫu thư điện tử.

Cả hai điều này đều có sẵn với Benchmark Email. Ngay cả trên kế hoạch điểm chuẩn miễn phí, sau khi đăng ký, bạn có thể chọn từ nhiều mẫu bản tin email khác nhau, dựa trên nhiều chủ đề khác nhau. Ví dụ: nếu bạn đã tổ chức một chương trình khuyến mãi đặc biệt để chào mừng tinh thần Halloween, thì bạn có thể chọn một mẫu theo chủ đề Halloween.

Trình chỉnh sửa kéo và thả của Benchmark Email rất dễ sử dụng. Sau khi bạn chọn một mẫu thích hợp và mở nó trong trình chỉnh sửa, bạn có thể thực hiện các thay đổi trong mọi phần và áp dụng logo và nhãn hiệu công ty của mình. Phần hay nhất về Trình chỉnh sửa Kéo và Thả Email Điểm chuẩn là bạn có thể thêm các phần mới vào bất kỳ đâu bạn muốn trong bản tin. Bạn cũng có thể xóa bảng màu mặc định của mẫu và đặt một bảng màu mới do bạn chọn.

Nội dung bản tin

có nhiều các loại email khác nhau ngoài kia, tất cả đều có mục đích khác nhau. Giống như mọi email bạn gửi, bạn sẽ luôn muốn có mục tiêu cho bản tin email của mình. Khi bạn đã có mục tiêu của mình, thật dễ hiểu nội dung nào sẽ được đưa vào bản tin của bạn.

Nếu đó là thông báo, bạn sẽ muốn bao gồm các bản cập nhật của công ty, bản cập nhật sản phẩm mới hoặc dịch vụ mà bạn đang cung cấp, nội dung giáo dục và bất kỳ tin tức nào khác có liên quan đến người đăng ký của bạn.

Có lẽ mục tiêu của bản tin của bạn là để bán. Nếu đúng như vậy, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn đang làm nổi bật hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn đang đẩy mạnh. Đảm bảo rằng bản sao của bạn bao gồm các CTA hấp dẫn để hướng lưu lượng truy cập đến trang web của bạn nơi mà việc mua bán thực sự có thể diễn ra.

Nếu mục tiêu của bản tin của bạn là tạo sự tương tác với người đăng ký của bạn, nội dung phải hướng đến điều đó. Nó có thể có nghĩa là bao gồm các CTA khuyến khích người đăng ký chia sẻ nó trên phương tiện truyền thông xã hội. Hoặc nó có thể đặt một câu hỏi mà người đăng ký của bạn có thể trả lời – bất kỳ điều gì sẽ kêu gọi một số tương tác với người đăng ký của bạn.

Quá trình này thậm chí còn dễ dàng hơn sau lần đầu tiên bạn tạo bản tin email. Sau đó, bạn có thể sao chép mẫu và chỉ cần nhập thông tin mới cho tuần, tháng, quý tiếp theo, v.v. Bản tin dài năm phút là có thể.

Vì vậy, bạn bắt đầu từ đâu khi tập hợp một bản tin email? Chúng tôi hỗ trợ bạn — dựa trên kinh nghiệm của chúng tôi trong lĩnh vực tiếp thị qua email, chúng tôi đã biên soạn danh sách từng bước dễ dàng này để chỉ cho bạn cách biến bản tin từ ý tưởng thành hiện thực!

Cách tạo Bản tin Công ty của bạn

Dưới đây là mười bước đơn giản để thiết lập và chạy bản tin công ty của bạn:

1. Đặt mục tiêu của bạn

Điều đầu tiên bạn cần quyết định là bạn muốn bản tin của mình phục vụ cho mục đích gì. Nó sẽ là một bản cập nhật thường xuyên về công ty của bạn, có thể làm nổi bật một nhân viên khác nhau trong mỗi email? Hay nó sẽ giống một chiến dịch quảng cáo hơn, với thông báo giảm giá và báo chí về sản phẩm mới? Hãy suy nghĩ về những gì bạn muốn cung cấp cho khán giả của bạn.

Bạn cũng sẽ muốn nghĩ về những gì bạn hy vọng được ra khỏi bản tin của bạn và nơi nó phù hợp với chiến lược tiếp thị lớn hơn của bạn. Cho dù bạn đang tìm cách xây dựng danh sách của mình thông qua nội dung khuyến khích chuyển tiếp và đăng ký email, thúc đẩy doanh số bán hàng trên trang web của mình hay chỉ đơn giản là xây dựng nhận thức về thương hiệu, hãy đảm bảo bạn có mục tiêu cuối cùng rõ ràng trước khi lập chiến lược.

2. Xác định và phân khúc đối tượng của bạn

Một điều khác bạn cần biết trước khi tạo chiến lược của mình là đối tượng của bạn. Họ là ai? Họ muốn làm gì? Hiểu khán giả của bạn sẽ giúp bạn phục vụ họ tốt hơn, điều này sẽ hạn chế khả năng họ hủy đăng ký và tăng khả năng họ sẽ gắn bó lâu dài với thương hiệu của bạn.

Hãy suy nghĩ về điều gì đã khiến người đăng ký của bạn đăng ký danh sách của bạn ngay từ đầu. Nếu đó là một ưu đãi, chẳng hạn như giảm giá, họ có thể quan tâm nhiều hơn đến các email quảng cáo. Mặt khác, nếu họ tự nguyện đăng ký hoặc để có quyền truy cập vào nội dung thông tin, họ có khả năng phản hồi tích cực với các bản tin giáo dục.

Bạn có thể (và nên) phân khúc đối tượng của bạn theo nhân khẩu học và sở thích để bạn có thể tùy chỉnh nội dung của mình dễ dàng hơn và cá nhân hóa trải nghiệm của người đọc.

3. Viết tài liệu về chiến lược của bạn

Nếu công ty của bạn đã có một tài liệu chiến lược tiếp thị qua email, hãy sử dụng điều đó làm khuôn khổ cho chiến lược bản tin của bạn. Nếu bạn đang bắt đầu từ đầu, hãy soạn thảo một tài liệu bao gồm (các) mục tiêu bạn đã đặt và đối tượng của bạn (hiện tại và đã lên kế hoạch), sau đó thiết lập các thông số cho tần số (hàng tuần, hàng tháng, v.v.) và giọng nói.

Việc đọc các bản tin từ đối thủ cạnh tranh của bạn có thể hữu ích, vừa để xem họ thành công như thế nào vừa để tìm cách tạo sự khác biệt cho thương hiệu của bạn trên thị trường.

4. Lên kế hoạch thực hiện

Sau khi bạn biết bản tin của mình sẽ tập trung vào điều gì và tần suất bạn sẽ gửi nó đi, bước tiếp theo của bạn là lập kế hoạch thực hiện chiến lược của mình. Chỉ định các thành viên cụ thể trong nhóm chịu trách nhiệm động não, xây dựng và tạo nội dung và đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào lịch trình tổng thể.

Các công cụ tự động hóa như Benchmark Email hợp lý hóa quy trình này và cho phép bạn phân đoạn danh sách của mình, cá nhân hóa nội dung của bạnvà lên lịch gửi email trước hàng tuần hoặc thậm chí hàng tháng. Việc tự động hóa các tác vụ thủ công này giúp giải phóng nhóm của bạn để tập trung vào chiến lược tổng thể và chất lượng nội dung thay vì dành thời gian cho công việc bận rộn.

5. Tạo và lắp ráp nội dung của bạn

Tốt nhất, bạn nên lên kế hoạch cho nội dung của mình theo chủ đề hoặc chủ đề ít nhất vài tháng trước, như vậy mạch tường thuật sẽ nhất quán và nội dung càng hoàn chỉnh bạn có thể tập hợp trước thời hạn càng tốt.

Đảm bảo rằng bạn bao gồm một lời kêu gọi hành động rõ ràng, dễ thấy ở đâu đó trong mỗi email — hành động đó là gì sẽ khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu của bản tin của bạn.

6. Chọn Mẫu Bản tin

Mẫu email bạn chọn sẽ đảm bảo email của bạn được định dạng hiệu quả và đẹp mắt (và quan trọng là chúng được tối ưu hóa cho thiết bị di động). Nếu bạn hiện không sử dụng nền tảng cung cấp mẫu hoặc bạn không thích các mẫu có sẵn, bạn có thể ủy quyền cho một nhà thiết kế tạo mẫu tùy chỉnh cho bạn.

Khi bạn có mẫu của mình, bạn có thể điền vào nội dung bạn đã tạo, sửa đổi nội dung đó để phù hợp với không gian của hộp văn bản hoặc tâm trạng của đồ họa hoặc thêm các phần mới nếu cần. Đừng quên thêm một phần có thông tin liên hệ của bạn và các phương tiện truyền thông xã hội để khách hàng có thể dễ dàng tìm thấy doanh nghiệp của bạn và theo dõi nó.

7. Lên kế hoạch chi tiết

Bạn đã hoàn thành phần lớn nội dung của mình, vì vậy bây giờ là lúc cho các chi tiết cuối cùng. Các quyết định như cách viết dòng chủ đề, sử dụng từ khóa nào trong mô tả meta của bạn và đặt nội dung gì vào trường người gửi có vẻ không quan trọng, nhưng tất cả chúng đều có thể ảnh hưởng đến tỷ lệ mở của bạn và khả năng giao hàngđiều rất quan trọng đối với sự thành công của bản tin của bạn.

Khi bạn đã chuẩn bị sẵn tất cả email đầu tiên của mình, hãy kiểm tra email đó bằng cách gửi cho chính mình bản xem trước. Dòng chủ đề có bị cắt và cần rút ngắn không? Email đã hạ cánh ở đâu, trong hộp thư đến của bạn hay trong thư rác? Thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết và nhớ rằng thử nghiệm A/B là một cách tuyệt vời để trau dồi những chi tiết này khi bạn bắt đầu gửi bản tin của mình.

8. Đảm bảo tuân thủ

Cuối cùng, trước khi bạn khởi chạy bản tin của mình, hãy đảm bảo rằng bạn tuân thủ pháp luật và các quy định xung quanh email doanh nghiệp. bạn có thể đã nghe nói về GDPRđây là luật về quyền riêng tư của Châu Âu quy định rằng các nhà tiếp thị qua email phải nhận được sự đồng ý tích cực để gửi thư — mọi người trong danh sách của bạn sống ở Châu Âu phải chọn tham gia theo cách thủ công.

Ít được thảo luận hơn (vì nó không phải là gần đây hoặc sâu rộng) nhưng có thể áp dụng rộng rãi hơn là luật CAN-SPAM, luật này nói rằng các nhà tiếp thị qua email cần có một liên kết hủy đăng ký rõ ràng, dễ dàng ở cuối email của họ.

Đảm bảo rằng email của bạn tuân thủ những quy định này và bất kỳ quy định hiện hành nào khác trước khi gửi đi.

9. Gửi đi!

Được rồi, bạn đã có danh sách email được phân đoạn, kế hoạch cá nhân hóa và chi tiết của bạn, và quan trọng nhất là nội dung hấp dẫn của bạn và email thử nghiệm của bạn thật hoàn hảo — có vẻ như cuối cùng bạn đã sẵn sàng gửi email đầu tiên của mình!

Nhấn nút gửi đó và sau đó quên tất cả về nó cho đến khi nút tiếp theo xuất hiện!

10. Theo dõi kết quả của bạn

Đùa thôi – tất nhiên bạn sẽ không đặt nó và quên nó đi. Tiếp thị là tất cả về dữ liệu và bản tin email cũng không ngoại lệ. Kiểm tra các bài kiểm tra dòng chủ đề A/B của bạn để xem điều gì hấp dẫn người đăng ký mở email của bạn; xem xét tỷ lệ nhấp để xem nội dung nào đang dẫn đến tương tác nhiều hơn; xem số người đăng ký đó tăng hay giảm (hy vọng là không).

Tất cả các số liệu này có thể giúp bạn điều chỉnh để cải thiện bản tin của mình và với mỗi email mới, chiến lược của bạn sẽ ngày càng tốt hơn. Nếu bạn không nhìn thấy loại thành công mà bạn mong đợi, điều tra tại sao điều đó có thể là và lập một kế hoạch để điều chỉnh khóa học.

Tiếp thị qua email là một trong những chiến thuật hiệu quả (và sinh lợi) nhất để xây dựng cơ sở khách hàng và tăng doanh thu, vì vậy việc tạo một bản tin chắc chắn là mối quan tâm lớn nhất của công ty bạn. Với danh sách các bước đơn giản này, bạn đã sẵn sàng tham gia trò chơi và bắt đầu gửi các bản tin email sẽ làm kinh ngạc những người đăng ký và phát triển doanh nghiệp của bạn!